5.2 采购相关业务
5.2.1 正常采购
应用场景
1. 企业根据实际部门内请购、根据预测、根据门店的要货或销售产生的采购需求分析、生产以及销售的需要，结合请购单、要货单、采购需求分析采购建议、销售订单、生产计划、目前的库存量以及销售预测和其他因素，制定采购计划；
2. 根据制定的采购计划，在系统中可以手工填制“采购订单”，也可以根据销售订单、请购单、采购需求分析、生成“采购订单”；
3. 主管审核“采购订单”；
4. 采购员将审核过的采购订单打印或导出文件，通过传真或电子邮件的方式传递给供应商；
5. 若供应商有打完全款再发货的要求，到‘采购订单’统计表中查看‘预付款’字段，查看是否打完款，没有的话继续准备款项。
6. 供应商按“采购订单”准备货物，并按照要求发货；
7. 企业核对并检验所采购的存货，验收入库（验收入库时，可采用扫描枪，扫描存货的条码）；
8. 根据采购订单号，生成采购入库单；
9. 审核并打印“采购入库单”，签字后一份给供应商作结帐凭证，一份留底备查，一份财务报销。
10. 货物收到后，供应商将开具发票或收据。收到发票或收据以后，企业人员将发票与“采购入库单”进行核对存货以及存货数量，核对正确以后采购员、库管员在发票上签字，并把发票和采购入库单送到财务。
11. 采购过程中发生的运费，如果需要同采购单据同单显示的话，可以在采购单据上录入‘劳务费用’属性的存货行，来记录运费。劳务费用行金额可正可负，支撑不同的场景。订单上的劳务费用的存货可以越过采购入库单带入到进货单上（退货类型的单据不带入），当劳务有数量时流转完了就不再流转了，当劳务没有数量时随时可以流转到进货单不作控制。
12. 配比采购或请购单流转到采购订单后，可按存货档案的默认供应商自动将采购订单拆单保存，以解决自动将材料按默认供应商作采购。
解决方案
1. 采购需求分析
采购员在【采购管理】中可根据销售订单或预测单的需求情况，通过分析现存量，进行填制采购需求分析，完成后根据采购建议生成采购订单。分析中的可用量只考虑总部单据的占用影响，分支机构不参与计算。
2. 请购单
采购员在【采购管理】中可通过各手工填制请购单，完成后由采购主管审核。
3. 采购订单
采购员在【采购管理】中手工录入采购订单，也可以引用销售订单、请购单、采购需求分析、要货单生成采购订单，采购主管审核采购订单。请购信息由不同的供应商供货的情况，可由采购订单的‘分单保存’处理。订单上的订金可以手工在表头上录入，订金子表中会根据上一次的记忆值自动赋值。
4. 采购入库单
当供应商送货到企业，采购员根据采购订单生成采购入库单，如无采购订单，可以直接填写采购入库单。库房人员点验货物后，审核采购入库单。
5. 进货单
收到供应商开具的发票或收据时，采购员进入【采购管理】内填制进货单，开具时可以参照采购订单或采购入库单，采购主管审核进货单。若进货单立账，进货单与入库单核算确定损耗数量，并确认采购的实现，形成应付账款。结算方式为‘全额现结’时，表头的‘现结金额’自动计算（整单含税总额-使用预付），而且可以手工在表头上录入，现结子表中会根据上一次的记忆值自动赋值。票据类型按着当前供应商取最近一次的值带入；
6. 付款单
实际付款时，财务人员在【往来现金】录入付款单，并选择立账单据进行核销处理。
7. 采购发票
若进货单立账，采购发票只是起到记录、保存的作用，数量可以超过来源单的可开票数量；采购发票立账，采购发票起到确认应付账款、核算确定入库成本并确定损耗数量、与往来核销作用，不可以超过来源单的可开票数量开票。红蓝对冲开发票的业务，可以通过选择红、蓝进货单来合并开发票处理。
5.2.2 采购退货
应用场景
1. 企业针对使用或存放中发生质量问题的存货，以及商业企业中滞销商品，进行退货处理；
2. 与供应商协商退货，同意后准备退货；
3. 将退货存货发给供应商；
4. 供应商接收货物；
5. 企业填制并审核“采购退货单”或红字的入库单；
6. 打印“采购退货单”或红字的入库单，请供应商签字，一份给供应商作结帐凭证，一份留底备查，一份财务做账；
7. 供应商根据实际情况开具红字采购发票，或者进行补货。
解决方案
1. 采购入库单
当供应商同意退货，库管员根据采购订单生成业务类型为“采购退货”的采购入库单，如无采购订单，可以直接填写采购入库单。库房主管审核采购入库单。
2. 进货单
分两种情况：
1) 供应商根据退货情况开具的红字增值税发票或红字普通发票
收到供应商开具的红字增值税发票或红字普通发票时，采购员进入【采购管理】内填制业务类型为“采购退货”的进货单，开具时可以参照采购订单或采购入库单，同时进行核算。采购主管审核进货单。
2) 供应商接收退货后直接送新货给企业
采购员进入【采购管理】内填制业务类型为“普通采购”的进货单，将退回的货物在进货单上录入为红字记录，将换回的新货录入为蓝字记录；或者参照采购订单录入蓝字记录手工录入红字记录；或者参照红蓝采购入库单生成进货单，若进货单立账则同时进行核算并确定损耗数量。采购主管审核进货单。
3. 付款单
实际付款时，财务人员在【往来现金】录入付款单，并选择立账单据进行核销处理。
4. 采购发票
若进货单立账，采购发票只是起到记录、保存的作用，数量可以超过来源单的可开票数量；采购发票立账，采购发票起到确认应付账款、核算确定入库成本并确定损耗数量、与往来核销、费用分摊作用，不可以超过来源单的可开票数量开票。
