OA实施手册

随着信息化的加速，传统的办公模式已经越来越不能满足企业信息化管理的需要，上马一套先进的OA系统也成了时下众多企业的当务之急，今天笔者就企业OA选型中遇到的各种问题做个简单汇总，希望能为信息化推进尽绵薄之力。

一、什么是OA

      OA是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型的协同办公方式，支持这一方式的软硬件系统称之为OA软件或者OA硬件。今天我们所说的 OA系统多指辅助行政办公所需要的应用软件，主要包括：信息发布、工作流管理、公文管理、通知、公告、事务管理、工作日程、工作计划总结、办公资源共享管理等等。

二、为什么要建立OA
      一方面企业的业务在不断拓展，企业的规模在不断扩充，要求作为高层管理决策层的办公活动在效率和管理科学性方面有进一步的改善和提高。传统办公模式存在许多弊端：传统办公事务工作的繁琐、重复劳动和检索不便；使用纸质文件，造成大量时间、纸张和耗材的浪费，效率低下；信息流转不畅通造成的高沟通成本，低响应速度；任务分配的不明确，缺少协作和反馈；员工的经验和知识缺乏积累和共享不能使企业迅速提升；缺乏依据造成领导层的决策困难等等。为解决上述问题，企业急需在内部建立一个知识共享与办公协作平台，通过信息发布、电子邮件、手机短信、在线联系等手段，加强员工之间的沟通协作、文档及资源的共享、工作流程的审批以及企业文化的营造,全面提升和优化信息化的服务能力和应用水平。概括起来主要实现了七个方面的功能：建立内部的通信平台；建立信息发布的平台；实现工作流程的自动化；实现文档管理的自动化；辅助办公；信息集成和实现分布式办公。
      另一方面，随着以“知识管理”为核心的全新智能管理系统日渐盛行, HR、ERP、CRM等系统陆续引入的同时，许多企业不得不面对这样一个重大事实：这些管理系统大都自以为是、各自为政，常形成信息孤岛，无法形成整合效应来帮助企业进行更高效的管理决策。 整合企业几大常用管理软件使之为企业共同目标运作的平台型OA已成了大势所趋.
     
三、建立OA系统需要什么条件

      一般应考虑企业内部的操作系统、应用服务器、数据库等因素。好的OA产品一般都支持Windows、Linux、Solaris、AIX和HP-UX等主流操作系统；支持符合J2EE规范的应用服务器，如Tomcat 、WebLogic、WebSphere；支持Oracle、Mysql、Sql Server等不同的数据库平台。

四、如何进行OA选型
企业OA选型应考察以下八个方面的需求
1、功能需求：标准功能一般包括：内部管理的信息发布、内部通信、文档管理自动化、工作流程自动化、企业管理（人事、资产、会议、车辆、考勤）、与业务的集成（客户、销售、财务）等核心需求；
2、使用需求：界面简洁，操作方便，容易上手，短期内有效提升企业的办公效率和管理水平；
3、安装维护需求：无需专门技术即可以快速安装，系统设置和后续维护简单，对人员配备要求不高； 
4、安全需求：实现企业的数据安全，保护信息的有效性和机密性，实现按企业实际管理层级划分的操作权限； 
5、性能需求：性能稳定，响应速度快，技术平台先进，对硬件和网络环境要求不高； 
6、服务需求：服务完善，响应迅速，服务方式多样，可实现便捷的自助式服务； 
7、价格需求：价格实惠，性价比高;
8、成长需求：可以实现个性化定制，在企业的运营模式调整或者业务范围变动的情况下，用户可自己通过OA平台的非开发模式进行功能的扩展，移植和集成。

五、如何实施OA系统

      OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用……在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。纳入绩效考核是较为可行的办法。

六、如何维护OA系统

      OA维护的难易首先决定于软件本身，企业内部一般会设置OA专员，也可以由其它部门的员工兼任。如果选择了一个好的OA系统，拥有强大的后台，运行稳定，维护就会很简单。灵活性高、擅长个性化定制的OA产品，用户自己就能进行二次开发，会大大降低企业的维护成本。
      总之，企业只有选对适合企业发展与成长的OA产品，才能提高企业运转效率、实现科学管理，从而促进企业良性发展。