东莞市南区泛微OA系统电子化公文管理系统实施方案

“公文”是国企单位的信息传输纽带，泛微OA通过电子公文管理系统为不同规模的国企单位统一信息工作台，在不改变传统公文处理习惯的同时，全面提升国企单位的整体办公效率…

一、泛微电子化公文管理系统实施亮点

泛微电子公文管理系统的实施完全贴合日常公文管理过程，“收文、交换、发文”三大功能模块，将组织的业务信息串联起来。

（泛微电子化公文管理平台搭建模式）

在泛微OA电子化流程的灵活设置下，让各个规模的国企单位通过同一个平台，统一撰文格式、流转路径，实现各司其职、各负其责、协调配合的公文流通状态。

1、制定收、发流程，公文流转标准化

国企单位内部各个部门、各个分子机构之间有着密切的公文流转需求，实现统一管理的第一步就要固化流程，形成电子化流通体系。

现在，泛微的OA公文管理系统已经涵盖日常15种常用公文，比如发文、收文、便函、通知等，从发文格式到发文路径，一条流程就能快速实现拟稿、会签。

1）一键发文，便捷、安全

健全的公文体系，不仅让每类公文都有对应的流程，严谨的发文格式也能通过电子表单一一统一。公文标题、经办部门、保密级别快速填报，一键生成标准公文，快速实现标准化传输。

（发文单）

公文补签，流转更灵活

为了提高国企单位内部的信息签审的灵活性，每条以公文上报的信息，审核中如果想添加或者删去某个审核对象，随时都能操作，不用再去后台一一调整，又快又方便。

（补签）

格式标准化，套红更简单

传统公文环境，一怕审核慢、二怕格式不规范。借助泛微OA公文管理系统，所有公文在系统都有撰写模板，随时套用，再也不用为格式操碎心。

此外，所有签发的公文，系统会自动选择套红模板，快速生成标准的红头文件，样式规范，使用方便。

（套红模板）

2）智能收文，信息清晰、目标执行快

在企业收文过程中，查阅审批效率直接关系指令下达质量，为了简化收文工作，泛微通过信息门户帮助组织汇总收文信息，无论你在哪，用手机就能查收信息。

所有收文，OA系统已经用一张表单帮您汇总，文件内容、各个领导的审批意见、紧急程度等信息一目了然，为企业打造极速收文体验。

（一张表单汇总文件所有相关信息）

嵌入信息二维码，收文登记快

为了方便流转，每条公文都有自己的信息二维码标签，收到的公文扫一扫就能即刻做好信息登记，名称、编号、发文单位等信息智能录入，再也不用依靠扫描存档。

（公文的信息二维码）

重要指令一键转办，提高执行效率

针对上级下达的重要指令、任务，在阅文的同时就能快速转发给责任部门，无需重复转达，提高任务执行效率。

（一键下达部门任务）

小结：围绕组织内的公文管理中的收发需求，灵活搭建办公场景，拓展应用，提高使用灵活性。

2、特色应用组合，和纸质公文说再见

在实现公文电子化管理的过程中，泛微OA深入结合公文办理的整个过程，从安全、易操作角度出发，全面护航电子公文环境。

签章电子化，助力高效审批

电子签章系统的接入是真正实现公文电子化的重要工具。将散落在各个机构、各个部门的所有签章，借助安全认证进行信息电子化，使用、存管全面统一。

（电子印章台帐）

在发文、用印的过程中直接从系统就能调用签章，或者发起电子签名，确保电子公文的严肃性和安全性。

（印章系统—盖章效果）

PDF智能转换，文件安全防篡改

为了保障文件安全，系统中每项下发的公文，OA系统都会自动将word转换成PDF格式，盖章、流通全程以PDF格式流转，修改痕迹一查便知。

（PDF文件）

修改留痕，确保信息准确

组织规模越大，信息的流通过程越复杂，在整个流通过程中到底谁修改了信息，一旦出现错误，又该怎么追责？

电子公文环境下，泛微OA会记录下公文的每次修改操作，谁修改的、修改的哪里一查便知，追责体系完善，提高信息传达精准性。

（保留修改痕迹）

小结：化解电子文件安全性问题，从印章到内容，打通电子文件最后一公里。

3、全程监控，操作透明、高效省心

对操作过程进行全程监控，是公文电子化带给国企单位管理的重大转变。

收发过程动态监控，知进度、好干预

整个过程都有监控记录，公文下发过程中，在哪个节点、谁还没有操作都能清晰显示，另外，如果出现信息有误要收回、暂停扩散的情况，管理层可以随时通过系统强制收回，把信息快速控制在最小范围。

（发文监控表单）

办文效率智能统计，减少信息搁浅

利用智能报表对组织机构的办公效率进行监控，谁负责审批、处理时效如何都有记录，上层管理人员可以及时监控，掌握整个机构的信息流通效率。

小结：确保操作记录，让业务在电子环境下透明化，降低信息流通风险。

4、移动端灵活应用，随时开启便捷审批

移动办公的实现帮助组织突破了办公的空间、时间限制，无论你在哪里，手机就是你的公文包，随时发文、查阅，信息共享随时随地进行。

目前，组织已经可以直接用手机进行文件手写批注，符合传统公文管理习惯，时间、工具限制更小，更智能。

（手机端发文、批注）

小结：全面普及移动办公，信息共享更自由。

二、泛微电子化公文管理平台在国企的实施价值

信息无纸化传输：化解国企公文化办公繁杂程序，以统一的管理模式推动集团上下信息规范传输；提高大型国企的信息流通质量。

管理模式快速复制：线下的管理全靠人工自觉性，企业规模一大很难保证各个机构的执行情况，电子化的管理模式可以迅速铺盖到集团的各个角落，加快制度落实，提高管控力