东莞长江路用OA系统实现存、查、用一体化的智能管理

“证照”是企业身份的重要法律依据，确保存管安全、提高使用效率是各大企业实现协同OA系统办公的重要需求之一…

企业管理烦恼：

证照资质材料要年检、借阅，交给谁管才合适？使用全靠口头、填单，时间长了到底还没还都不知道，并且容易损坏、丢失；

员工借阅不便：

销售投标、各类业务审核常常需要用到企业证照、资质材料，却因为信息封闭，导致员工根本不知企业有什么证？找谁借阅？

用OA系统实现存、查、用一体化的智能管理已经成为一种选择。泛微证照管理OA系统，以电子化流程为基础，让企业各类证照实现信息智能维护、借用线上审批、全程跟踪、查询便捷的智能化管理模式。

泛微证照管理系统应用亮点

1、证照信息录入系统，电子档案室形成

随着公司规模的扩大、子公司的涌现，证照越来越多，管理难度越来越大。营业执照、组织机构代码证、经营许可证、资质证明文件等各类证照材料如何保存、新旧材料如何区分？

泛微OA系统将企业纸质化的证照变成电子化的档案，信息变更了，随时在线修改、一键通知全员，不用一一发邮件通知，更不用花时间区分新旧版本。

（登记—修改—通知）

1）分机构、分类存储：为了确保证照有序存管，泛微OA系统按照企业组织结构、证照种类，实现分类管理，无论是总公司的营业执照，还是子公司的经营许可证，都能快速锁定。

2）日志记录修改痕迹：泛微OA办公系统通过表单记录每一次修改，同步保存原始版本，方便发现错误，快速还原原始版本。

3）证照版本清晰：用OA系统每新建、修改一次证照，系统都会自动发起版本编辑，在统一的编号规则下，记录版本号、版本名称，无用版本随时删除，方便区分。

（设置版本号便于区分）

小结：证照信息管理一体化，分类、分版本的电子档案室，让证照信息有序储存，方便管理。

2、证照动态实时跟踪，监控看板就位

一张表单犹如监控看板，所有证照动态实时汇总，清晰可见。证照名称、到期时间一一记录，OA系统随时根据流程动态，实时抓取各类变更，无论是到期提醒、办理进度还是借阅状态，都能实时呈现。

（证照看板）

方便用证人查看证件去向，合理安排使用时间；方便管证人及时管理证照，及时更新到期证照，防止信息逾期而不知。

小结：一查即知的信息呈报方式，方便企业了解证照使用情况，提高证照各环节的流通效率。

3、证照借阅走流程，制度规范落实

证照一多、需求一多，借阅工作管理起来就越难。各个分支、各个部门，那么多员工谁借阅了、借多久、归还情况怎么样，光靠人工管理很难理清，时间一长证照便不知去向。

没有一条真正统一的制度，很难保障各个环节的执行效率。泛微证照管理OA系统，和传统环境下通过口头或填单借阅方式不同，所有使用需求必须走统一的申请流程，审批通过才能使用。

（填单—选证）

1）借阅记录全：在申请过程中，流程自动记录使用信息，申请人/出借人是谁、借阅了什么、打算什么时候归还等等，一一备案，随时追踪。

（借阅记录—物流跟踪）

2）物流跟踪反馈：涉及到证照跨区域外借的，必然少不了物流传输，泛微OA系统可以通过表单追踪物流，运到哪了、有没有查收都能及时知道，防止不知情、没回音现象。

小结：证照借阅申请，信息自动抓取，无需手动填报，记录清晰，证照去向清。

4、证照信息自主查询，搜索渠道便捷

在许多日常用证过程中，员工常常因为不知企业有没有这个证而四处找人询问，人没找对，不仅浪费时间，问题还得不到解决。

泛微OA系统为企业打造统一的证照信息查询通道，自己需要什么证照，直接输入关键词，一搜即知，同步申请。

小结：查询、申请一气呵成，避免四处咨询而不得，缩短申请时间，提高使用效率。

泛微证照管理方案实施价值

一种方案灵活适应多种使用场景，凭借强大的功能拓展性，泛微OA系统可以随需求变化适应多种场景，比如员工证照管理、高管证照、专业证书管理等等。让各类证照在电子化管理环境下中，智能管、高效用、降低存管风险。