合同、项目、预算、进度、成本…一文读懂系统集成行业项目管理！

软硬件系统集成行业，

• 行业上游主要是硬件设备制造商以及软件开发提供商，为中游企业为最终客户提供完整解决方案提供必要的工具支持

• 行业下游多领域对信息系统集成存在较大需求，包括教育、物流、金融、电信、市政、医疗、采矿业等。

广州某软硬件集成公司

主要为工业企业提供设备、软件集成一体化服务

业务负责人王总说：

• 项目周期长回款慢/资金预测难：一个项目通常涉及框架协议、补充协议、实施协议等，执行周期较长，应收款按项目进度或者开票确认收入，老板经常资金预测很难

• 项目制管理/需成本控制：按项目归集，一般都有项目预算，成本控制需按预算执行，人员成本、材料成本、费用成本都需有效管理

• 供应链/出入库管理效率低：涉及到硬件、芯片、服务器、设备、配件等材料采购，扫码出入库、序列号管理等，材料领料按项目归集成本

• 研发费用多难管理：研发费用隶属无形资产，基于研发费用产生的业务数据、财务数据协同取数难；

• 各部门协同效率低，移动办公要求高：项目关联人员及部分较多，项目进度协同不了，项目成员出差多，移动办公是刚需

• 多套系统并行，数据对接难度大：审批OA系统、预算系统、进销存系统、财务系统多套系统并行，数据不共享，需要重复取数核算，执行难度大

01、项目进度、项目简报，一个看板上全部解决

承接项目后，从立项-需求评审-图纸设计-技术研发-测试运维-上线跑通-验收-质保，项目阶段非常多

王总说：“每个项目的阶段进度图、合同款、收入确认额、支出确认额、材料采购入库明细、材料出库明细、各项费用明细等如何清晰统计，项目利润如何实时核算？”

好业财针对每一项目，都支持项目看板，以项目为主轴，实时管理立项、进度、收入-回款、各类成本归集、利润核算、出入库等

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02、项目周期长、回款慢，如何按项目进度结算回款？

一个合同存在多个收款时间点，比如签订合同，预付款20%，研发调试50%；上线跑通10%，尾款10%，3个月后收回质保金10%

王总说：“软硬件集成行业，一般按项目进度阶段结算收款。如何及时知道每一个合同每一个阶段的收款到期点，及时收回每一笔分期收款，保证项目资金的收支平衡。之前用excel登记合同开票了多少、收款了多少、什么时候开票、什么时候该收款等，统计计算工作量特别大，还容易出错。”

• 好业财支持智能核算应收款：按项目阶段设置项目分期结算时间、自动分期设置，自动确认合同结算收入，自动与收入确认单核销；

• 好业财支持往来款实时对账、实时查询，按项目、按客户实时出对账单、应收账本。

03、项目按预算管控，如何精准控制项目成本支出？

因为项目交付时间比较长，往往项目结束后经过核算才发现利润不足，假设2个项目，合同金额差不多，如何做项目成本分析呢？

王总说：“软硬件集成行业交付期通常较长，项目立项就开始做项目预算，比如材料预算、支出预算、费用预算等，公司有专门的预算系统，但是实际执行涉及到进销存，2个系统又对不上，都得人工取数核对”

• 好业财支持售前预算编制：支持手工编制，更支持智能导入，比如广联达、鸿业系统等预算直接能导入进来

• 好业财支持事中控制：项目开展过程中，采购、费用申请、人员外包等各个环节都可按预算提醒，防范预算超支；

• 好业财支持事后分析：项目完结后，根据预算执行表、项目成本对比表，实时分析成本支出、费用管控点。

04、项目人/机/料/费，如何归集项目各项费用？

经常需采购硬件、芯片、服务器、设备、配件等材料，如何归集？

项目上既有自有人员，又有技术外包人员，人工成本如何归集？

项目上发生的差旅费、招待费，如何申请，如何报销？

王总说：”项目执行过程中涉及到的材料成本、费用支出、劳务外包成本等都需要按项目归集进来，进行成本统计与分析，核算最终项目利润，这挺难的！”

• 好业财支持全员手机端移动报销，报销审批、付款确认、电子票据归档，按项目统计；

• 好业财支持分包人员，按支出合同进度验收结算支付；

• 好业财支持直入直出，按实际领料调拨等。

04、项目内部人员多，如何保障项目内部信息协同流转？

合同签订、费用报销审批环节多、领导不在公司无法及时审批；

项目部门之间沟通不及时，进度协同不到位，内部扯皮情况多

王总说：”我公司报销用的钉钉OA、项目进度用的OKR系统，项目核算很难把这些进度集成进来，各个职能口的人员内部协同流转都需要多个系统里看。”

• 好业财支持审批流程化，规范化、标准化，实时按项目查看每个结算的执行情况及进度；

• 好业财支持消息通知，根据设置的规则，自动发通知

• 好业财支持与钉钉、企微、飞书、OA类办公系统的集成打通，支持数据无缝融合

05、材料配件多，如何按项目进行出入库管理？

硬件、芯片、服务器、设备、配件等如何按项目领料？

与供应商的应付款、进项票、出入库等如何精准管理?

王总说：”有些特殊材料，是根据项目直接采购，采购后直接归集到项目仓核算；有些通用材料，是采购部直接采购后，入库到库房，根据各个项目部需要，调拨领料使用。这些出入库明细需要跟项目关联，方便管理，核算利润。“

• 好业财支持按项目直入直出，总仓与项目仓精细管理；

• 好业财支持仅管理总仓，进行调拨、领用、退库等

06、往来账对账难，财务账、业务账核对难，如何实现业-财-票-税一体化？

客户多、供应商多，实时往来对账忒难；

进项票、销项票多，与业务账、财务账经常对不上数；

王总说：“客户多，项目周期长，经常要花费大量时间核对应收总账、明细账，按账期查看合同款有多少，应收多少、已收多少，工作效率低下，核对容易出错；而且现在预算一套系统、财务记账一套系统、进销存一套系统，天天都在对数，还天天出错”

• 好业财可根据客户收入合同、进货单，实时按天/周/月/年，实时统计有多少项目、合同款是多少-应收是多少-已收多少。实时出具客户度账单，手机端和电脑端，客户都能直接对账。

• 好业财可以直接把业务单据（收入确认单、进货单、费用单工资等）自动生成对应的凭证，自动出财务报表，并且支持项目、部门、业务员等多种辅助核算项

07、一图看懂系统集成行业，项目型业财一体化方案

结合王总公司的业务特点和现状，以项目管理和进销存管理作为切入点，按照项目阶段进行全流程管控，贯穿项目立项-进度管理-项目执行（收入/成本/进销存/费用/利润等）-财务核算-经营分析等把主营业务环节打通，同时打通钉钉OA审批流数据，直接回传结果到好业财单据，全流程实现内通外联，精准管控项目。